Излишният печат коства ли време и пари на вашия бизнес? Ненужното печатане архивира вашия принтер и забавя важни задания. Освен това увеличава използването на хартия, което води до по-високи разходи за печат. В WiZiX Technology Group ние помагаме на бизнеса да оптимизира своя бюджет за офис печат с достъпни печатни услуги и оборудване. Продължете да четете, за да научите как да намалите печатането в офиса и да рационализирате продуктивността си.брандиране на автомобили

Защо трябва да намалите излишния печат?
Премахването на ненужното печатане не само намалява използването на хартия в офиса – то има и много ползи за околната среда. Намаляването на отпадъците от хартия минимизира вашия въглероден отпечатък и рационализира вашите офис операции. По-малко хартия изисква по-малко място за съхранение, така че вашият офис може да има място за повече служители или оборудване. Ограничаването на използването на печат и хартия също спестява пари, като намалява разходите за мастило и тонер.ребранд

Как да намалим печатането в офиса
Разрешаване на достъп до принтер
Разрешаването на печатна дейност не само защитава вашето оборудване, но също така помага за намаляване на излишния печат. Изискването служителите да въвеждат данните си за вход всеки път, когато използват офис оборудване, предотвратява неоторизирани задания за печат.брандиране на коли

Наблюдение на използването на принтера
Наблюдението кой използва принтера и кога го използва гарантира, че всички задания за печат са свързани с бизнеса. Ако служителите знаят, че действията им се наблюдават, ще бъде по-малко вероятно да губят офис ресурси, като имат достъп до оборудване за лична употреба. Наблюдението и проверката на дейността по печат също подобрява сигурността на офиса и предотвратява изтичането на чувствителна информация.

Създайте и наложете политика за печат
Общуването с вашите служители е изключително важно. Служителите не могат да следват указанията, ако не знаят какви са те. Създайте политика за печат, която подробно описва правилата за печат във вашия офис, споделете я с всеки служител и се уверете, че я прилагате. Вашата политика за печат трябва да обяснява как да конфигурирате принтера за различни типове документи. Например, дадена политика може да изисква служителите винаги да печатат от двете страни на хартията и да отпечатват само определени документи цветно.предпечатна подготовка

Доставете на служителите двойни монитори
Инвестирането в двойни монитори за офиса може да е скъп първоначален разход, но ще спести пари на вашия бизнес в дългосрочен план. Двойните монитори позволяват на служителите да виждат повече информация наведнъж, без да се налага да отпечатват нищо, намалявайки отпадъците от хартия и разходите за печат. Предоставянето на двойни монитори на служителите също може да увеличи производителността, като им помогне да работят по-ефективно.rebrand

Коригирайте шрифтовете и полетата
Увеличаването на пространството върху документа е чудесен начин за намаляване на излишния печат. По-малките шрифтове и полета позволяват повече думи на страница и по-малко листове хартия. Включването на параметри за размера на шрифта и полето във вашата политика за печат ще помогне на служителите да използват по-малко хартия за задачи с голям обем.

Дигитализирайте документи
Преминаването към електронна система за управление на документи (DMS) елиминира необходимостта от отпечатване на възможно най-много документи. DMS ефективно съхранява и организира вашите документи цифрово за лесно извличане и споделяне на документи. Можете също така да проследявате, наблюдавате и разрешавате използването на документи за по-добра сигурност.символика на цветовете

Надстройте вашето оборудване
Остарялото оборудване няма толкова ефективни функции, колкото най-новите модели. Ако вашият офис принтер не може да следи използването, да удостоверява достъпа или да автоматизира определени настройки, може да е време за надстройка. Изборът на многофункционален принтер може да помогне за намаляване на ненужното печатане, тъй като съчетава функциите на принтер, скенер, копирна машина и факс машина в едно устройство.rebrand.bg